Poste : Responsable de l’adhésion et soutien aux programmes
Horaire : 35 h par semaine
Date de début d’emploi : Le 31 mai 2021
Imprimer : CIAJ-ICAJ Responsable de l’adhésion et soutien aux programmes (PDF)
Tâches principales :
Adhésion
• Développer des stratégies pour augmenter les adhésions individuelles et institutionnelles
• Coordonner et organiser les activités visant à augmenter les adhésions
• Mettre en œuvre des stratégies de recrutement
• Développer des relations stratégiques avec les membres
• Développer des outils pour informer les membres de nos programmes et projets
• Rédiger des documents, lettres, rapports, communications aux membres
• Rédiger des lettres aux juges nouvellement nommés et aux autres partenaires de l’ICAJ
• Répondre aux demandes de renseignements des membres et des membres potentiels.
• Apporter son soutien à la réalisation de sondages
• Veiller à l’exactitude des informations entrées dans la base de données
• Produire des rapports statistiques tous les trois mois
Programmes
• Planifier les séminaires et y participer (en ligne ou en personne)
• Faire rapport à la directrice générale de l’ICAJ et au comité organisateur de chaque séminaire, chaque semaine ou chaque mois
• Mener des recherches sur des lieux, visiter des établissements, négocier des contrats hôteliers
• Planifier et superviser toute la logistique du séminaire (aliments et boissons, matériel audiovisuel, impression de documents, transport, cocktails, repas, etc.)
• Rédiger des contrats, les négocier et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs (hôtels, services audiovisuels, services de traduction et d’interprétation, traiteur, etc.)
• Agir comme personne-ressource pour les participants, conférenciers et membres des comités organisateurs (courriels, appels téléphoniques, questions, problèmes, etc.)
• Organiser et coordonner les déplacements et l’hébergement des conférenciers et des membres du comité organisateur
• Coordonner, préparer, imprimer et distribuer les documents pour les participants
• Organiser des conférences téléphoniques pour les comités organisateurs de chaque séminaire
• Examiner les factures des fournisseurs et produire les budgets finaux pour chaque séminaire
• Tenir la base de données de l’ICAJ à jour (inscriptions, informations des participants, etc.)
• Trouver de nouvelles sources de financement pour les programmes de formation
Compétences requises et conditions de travail
• De 2 à 4 ans d’expérience ou une attestation de compétences en planification d’événements ou dans un poste semblable
• Bilinguisme à l’oral et l’écrit
• Compétences organisationnelles supérieures et grande minutie
• Expérience avec les plateformes et événements virtuels (Zoom, Teams, etc.)
• Excellentes habiletés de communication
• Planification stratégique
• Capacité à effectuer plusieurs tâches différentes simultanément en mettant l’accent sur les priorités de l’organisation
• Capacité à travailler sous pression dans des délais serrés
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
• Solides aptitudes interpersonnelles
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Aptitude à résoudre les problèmes
• Bonne gestion du stress
• Engagement à maintenir la confidentialité
• Disponibilité pour voyager au Canada de quatre à cinq fois par année
Ce poste est disponible sur une base contractuelle avec possibilité de renouvellement.
Veuillez envoyer votre CV avant le 30 avril 2021 à christine.odoherty@ciaj-icaj.ca