Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les renseignements ci-dessous.
Me Christine O’Doherty, directrice générale
Institut canadien d’administration de la justice
514 731-2855, poste 1
christine.odoherty@ciaj-icaj.ca
But de la politique
Le Comité de gouvernance de l’ICAJ a adopté la présente politique dans le but de respecter l’esprit et la lettre de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels entrée en vigueur au Québec en 2022.
Principes directeurs de la politique
- La protection des renseignements personnels que possède l’organisme sur ses membres et participants à ses programmes, bénévoles, donateurs, collaborateurs et relations d’affaires est une priorité et une obligation à la fois légale et morale.
- L’ICAJ est un bon citoyen corporatif et respecte les obligations prescrites dans la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.
Énoncé de la politique
Les renseignements personnels que possède l’ICAJ
Les renseignements personnels que possède l’ICAJ sont ceux énumérés dans la présente section A de l’Énoncé de la politique. Aucun de ces renseignements n’est de nature sensible. Selon la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Les membres et participants aux programmes
- Nom, adresse au travail, courriel et numéro de téléphone des membres et participants aux programmes.
- Consentement des membres et des participants à partager leur information personnelle avec des collaborateurs.
- Information bancaire.
Les bénévoles
- Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du bénévole.
Les employés
- Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone de l’employé.
- Curriculum vitae et autres renseignements professionnels semblables au sujet de l’employé (antécédents professionnels, parcours académique, etc.).
- Information bancaire.
- Cartes de la RAMQ et permis de conduire (pour vérification des antécédents judiciaires).
Les donateurs
- Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du donateur.
- Historique de dons du donateur.
Les collaborateurs et relations d’affaires
- Nom, adresse du lieu de travail ou du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du collaborateur ou de la relation d’affaires.
Les mesures appliquées par l’ICAJ pour collecter et protéger les renseignements personnels
Collecte des renseignements
- L’ICAJ collecte des renseignements personnels lors d’entretiens, en personne, par téléphone ou par visioconférence, et lors d’échanges par courriels ou autres moyens électroniques.
- Les entretiens ou échanges en personne se déroulent au siège social de l’organisme ou dans le cadre d’activités extramurales.
- Les renseignements personnels sont collectés dans le but de rendre les services aux membres et aux participants aux programmes, d’assurer le fonctionnement adéquat des opérations de l’organisme et d’interagir efficacement avec les bénévoles, donateurs, collaborateurs et relations d’affaires de l’organisation.
- Le site internet de l’organisme fournit un lien vers la présente politique et rappelle que les personnes qui refusent que l’ICAJ collecte leurs renseignements personnels doivent en aviser la direction générale. À défaut de signifier leur refus, les personnes visées par la présente politique sont réputées avoir accepté que l’ICAJ détienne les renseignements personnels qu’elles ont fournis.
Protection des renseignements
- L’ICAJ suit les normes généralement acceptées pour protéger les renseignements personnels qu’il détient. L’ICAJ maintient des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées. Seuls les employés autorisés par la direction générale ont accès aux renseignements personnels que l’organisme détient. Cet accès est accordé lorsque les employés en ont besoin afin de remplir leurs fonctions.
Les mesures appliquées par l’ICAJ pour la rétention et pour la destruction des renseignements personnels
Rétention
- Le dossier d’un membre ou d’un participant, de même que tous les renseignements personnels qu’il contient, est conservé de manière sécuritaire pendant une période de cinq ans après sa fermeture. La fermeture d’un dossier survient lorsque le membre ou le participant cesse, de façon permanente, d’utiliser les services de l’organisme. Pendant la durée de la rétention, la version imprimée du dossier est conservée dans un classeur verrouillé, tandis que la version électronique est protégée par un code que seule la direction générale connaît et les personnes autorisées connaissent.
Destruction
- Après une période de rétention d’une durée de cinq ans, la direction générale procède au déchiquetage de la version imprimée du dossier fermé et à la destruction de la version électronique.
Les mesures appliquées par l’ICAJ dans le cas d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel
- Tout employé de l’organisme qui prend connaissance d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel en avise sans tarder la direction générale.
- La direction générale procède à une enquête pour comprendre les circonstances relatives à l’incident de confidentialité. La direction générale inscrit l’incident dans le Registre des incidents de l’organisme, avise sans tarder le ou les personnes dont les renseignements personnels ont été compromis, rédige un avis à la Commission d’accès à l’information, en remplissant le formulaire fourni à cette fin par la Commission, et prend les moyens requis pour réduire le risque d’une répétition d’un incident de confidentialité semblable.
La politique de gestion des plaintes
- Les personnes qui souhaitent déposer une plainte en matière de renseignements personnels sont invitées à recourir à la procédure décrite dans la Politique de gestion des plaintes de l’organisme.
Mise en œuvre de la politique
La direction générale est responsable de la mise en œuvre de la Politique sur la confidentialité et la gestion des renseignements personnels. Son nom, ainsi que les coordonnées pour la joindre, figurent sur le site internet de l’organisme.
Adoption de la politique
La Politique sur la confidentialité et la gestion des renseignements personnels a été adoptée par le Comité de gouvernance de l’ICAJ le 22 septembre 2023.